Casi todo pliego documental que circula hoy cita una norma derogada.
El Acuerdo 001 de 2024 refundió la función archivística y dejó sin vigencia cinco acuerdos que los documentos técnicos del país siguen citando de memoria. Esta guía dice qué cambió, qué exigir en cada capacidad y dónde está definido cada término, con la norma y su artículo. No es asesoría jurídica: es la norma, con su enlace.
Los cinco acuerdos derogados, y dónde vive hoy cada regla
| Acuerdo derogado | Qué regulaba | Dónde vive hoy |
|---|---|---|
| Acuerdo 060 de 2001 | Radicación de comunicaciones oficiales, ventanilla única | Acuerdo 001 de 2024, arts. 4.2.2 y 4.2.3 |
| Acuerdo 042 de 2002 | Formato Único de Inventario Documental | Acuerdo 001 de 2024, art. 1.3.2 y Anexo 3 |
| Acuerdo 002 de 2014 | Expediente y hoja de control | Acuerdo 001 de 2024, art. 4.3.1.8 |
| Acuerdo 003 de 2015 | Gestión de documentos electrónicos | Acuerdo 001 de 2024, art. 1.3.4 |
| Acuerdo 004 de 2019 | TRD, TVD y Registro Único de Series Documentales | Acuerdo 001 de 2024, Título 5 |
El contenido sustantivo sobrevivió casi textualmente, así que citar el acuerdo viejo no es un error de fondo. Es un error de cita — y en un proceso de contratación los errores de cita son los que se ven: en una observación al pliego, en una impugnación, en el informe de un ente de control. El artículo completo, con cómo verificar una referencia en un minuto, está aquí: Qué cambió con el Acuerdo Único de la Función Archivística.
El MSPI se actualizó. La Resolución 2277 de 2025 de MinTIC alineó el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información con ISO/IEC 27001:2022 y derogó más de diez documentos técnicos anteriores. La cita correcta hoy: Resolución 500 de 2021, con su Anexo 1 actualizado por la Resolución 2277 de 2025 — un pliego que cita las guías derogadas está desactualizado.
La Política de Gobierno Digital ya no es el Decreto 1008 de 2018. Fue subrogado por el Decreto 767 de 2022. Y hay un tercero del mismo tipo: el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 — el fundamento del Plan Anticorrupción — fue modificado por la Ley 2195 de 2022 y hoy ordena Programas de Transparencia y Ética Pública.
Qué exigir, por capacidad
Cada bloque trae la norma con su artículo, los requisitos funcionales que se derivan de ella, y el error que más se repite. Los términos enlazados están definidos en el glosario, con su fuente oficial.
Gestión documental y expediente electrónico
La norma. El expediente electrónico tiene cuatro componentes obligatorios (Acuerdo 001 de 2024, art. 4.1.4): los documentos electrónicos de archivo, el índice electrónico, la firma del índice y los metadatos de contenido, estructura y contexto. El foliado electrónico se define como la asociación de cada documento al índice, no como numeración de páginas.
Qué se deriva como requisito. Cuatro requisitos verificables, uno por componente. Y el sistema debe aplicar el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental de la entidad — esa es, normativamente, la diferencia entre un SGDEA y un gestor de contenidos.
El error frecuente. La TRD la aprueba el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad y la convalida el Comité Evaluador de Documentos del AGN o el Consejo Territorial de Archivos según el nivel. Son dos actos distintos, y los pliegos los confunden.
Definiciones y páginas: Expediente electrónico · Índice electrónico · SGDEA · TRD · CCD · FUID · Procesamiento inteligente de documentos
PQRSD y servicio al ciudadano
La norma. Ley 1755 de 2015, estatutaria, que sustituyó el Título II del CPACA. Términos de respuesta en días hábiles: 15 para la petición general, 10 para la petición de documentos e información, 30 para la consulta a autoridades, 10 entre autoridades (arts. 14 y 30).
Qué se deriva como requisito. El sistema tiene que calcular el término por modalidad, no uno solo para todo. Debe avisar la prórroga antes del vencimiento, con motivos y un plazo que no exceda el doble del inicial (art. 14, parágrafo). Y debe manejar el silencio administrativo positivo: vencidos los diez días de una petición de documentos sin respuesta, la solicitud se entiende aceptada y las copias se entregan en los tres días siguientes.
El error frecuente. Exigir «control de términos» sin especificar la modalidad. Un contador único incumple la ley en tres de las cuatro modalidades.
Definiciones y páginas: PQRSD · Términos de respuesta · Silencio positivo · Prórroga · Derecho de petición · Orquestación de procesos
Arquitectura y gobierno digital
La norma. La Política de Gobierno Digital (Decreto 767 de 2022) se implementa a través de habilitadores transversales, y Arquitectura es uno de ellos. El MRAE — versión 3, adoptada por la Resolución 1978 de 2023 de MinTIC — es el marco que orienta el diseño de la arquitectura empresarial de la entidad; el PETI es el producto de planeación que se deriva.
Qué se deriva como requisito. Que la herramienta permita modelar capacidades, procesos, información, sistemas y tecnología con relaciones consultables, no como diagramas sueltos. Y que la hoja de ruta de arquitectura se pueda incorporar al PETI.
El error frecuente. Pedir «una herramienta de arquitectura empresarial» y evaluarla por el catálogo de notaciones que dibuja. El objetivo del marco es que las decisiones de arquitectura se puedan analizar, no solo dibujar.
Definiciones y páginas: MRAE · Arquitectura empresarial del Estado · PETI · Política de Gobierno Digital · MSPI · Gemelo digital de la organización
Mesa de servicio y activos de TI
La norma. Aquí no hay una norma que fije requisitos funcionales; hay un marco de gestión — el MIPG, cuya dimensión de Gestión con Valores para Resultados incluye la política de Gobierno Digital — y estándares de industria que el pliego suele exigir por referencia.
Qué se deriva como requisito. ANS medidos sobre datos de operación y no declarados; catálogo de servicios con dueño; registro inalterable de quién actuó y qué decidió.
El error frecuente. Exigir «certificación ITIL» sin decir bajo qué esquema. Los esquemas verificables por un tercero son PinkVERIFY de Pink Elephant y la acreditación de herramientas de PeopleCert, y no son lo mismo ni cubren las mismas prácticas. Conviene nombrar el esquema y el número de prácticas en el pliego.
Definiciones y páginas: Mesa de ayuda y mesa de servicio · ANS · Gestión de incidentes · Activos de TI · MIPG · Plataforma ITSM · Lista pública de herramientas certificadas
76 términos, con su norma y su fuente
Cada ficha trae la definición, el artículo exacto que la sustenta y el enlace a la fuente oficial. Cuando un término de uso común no tiene respaldo normativo, la ficha lo dice.
Archivo y gestión documental
- «Digitalización certificada»
- Acuerdo Único de la Función Archivística (Acuerdo 001 de 2024 del AGN)
- Banco terminológico de series, subseries y tipos documentales
- Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
- Equivalencia funcional y valor probatorio del documento electrónico
- Expediente electrónico
- Foliado electrónico
- Fondo acumulado
- Formato Único de Inventario Documental (FUID)
- Hoja de control
- Índice electrónico
- Los nueve instrumentos archivísticos
- Los ocho procesos de la gestión documental
- Plan Institucional de Archivos (PINAR)
- Política de cero papel
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Radicación de comunicaciones oficiales
- Serie y subserie documental
- SGDEA — Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
- Tabla de Control de Acceso (TCA)
- Tabla de Retención Documental (TRD)
- Tabla de Valoración Documental (TVD)
- Ventanilla única de radicación
Servicio al ciudadano y trámites
- Autenticación digital
- Carpeta Ciudadana Digital
- Derecho de petición
- Interoperabilidad — servicio ciudadano digital base
- Ley Antitrámites
- Notificación electrónica
- Portal Único del Estado — Gov.co
- PQRSD
- Prórroga de términos de una petición
- Racionalización de trámites
- Sede electrónica
- Servicios Ciudadanos Digitales
- Silencio administrativo positivo
- SUIT — Sistema Único de Información de Trámites
- Términos legales de respuesta a las PQRSD
- Trámite en línea
Gobierno digital y arquitectura
- Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS)
- Arquitectura empresarial del Estado
- Catálogo de servicios de TI
- CIO público — el directivo de tecnologías de la entidad
- Gestión de activos de TI
- Gestión de cambios
- Gestión de incidentes
- Gestión de problemas
- Habilitadores de la Política de Gobierno Digital
- Inventario de hardware y software
- Mesa de ayuda y mesa de servicio
- Mesa de servicio gestionada
- MRAE — Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial
- MSPI — Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información
- PETI — Plan Estratégico de Tecnologías de la Información
- Política de Gobierno Digital
Planeación, control y contratación
- Acuerdo marco de precios
- Análisis del sector
- Anexo técnico / ficha técnica
- Caracterización de procesos
- Esquema de líneas de defensa
- Estudios previos
- FURAG — Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión
- Índice de Desempeño Institucional (IDI)
- Las siete dimensiones del MIPG
- Mapa de procesos institucional
- Mapa de riesgos de corrupción
- MECI — Modelo Estándar de Control Interno
- MIPG — Modelo Integrado de Planeación y Gestión
- Modalidades de selección
- PAAC — Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
- Plan de acción institucional
- Políticas de gestión y desempeño institucional
- Requisitos habilitantes
- RUP — Registro Único de Proponentes
- SECOP II
- Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC)
Un término que aquí no está: «digitalización certificada». No existe norma colombiana que use ni defina esa expresión — es un término de mercado. Lo que sí está normado es el valor probatorio del documento, que depende de la equivalencia funcional de la Ley 527 de 1999 y de la confiabilidad demostrable de su integridad, no de una «certificación» del escaneo. La ficha completa →
Lista de verificación para revisar un pliego
Veintitrés puntos, agrupados por capacidad, para revisar un pliego antes de publicarlo. Sin registro y sin formulario: ábrala, imprímala o reenvíela.
¿Está estructurando un pliego y quiere contrastar los requisitos?
Dexon lleva más de una década operando procesos documentales, de servicio al ciudadano y de mesa de servicio en entidades del Estado colombiano — incluida la relación continua más larga que tenemos, diecinueve años con una entidad del sistema de justicia, cada renovación por contratación competida y pública.