Gestión de activos de TI

La gestión de activos de TI es la práctica que gobierna el ciclo de vida completo de los activos de tecnología de una organización: planear y adquirir, recibir y asignar, operar y mantener, y finalmente retirar y disponer — con trazabilidad de tres cosas en todo el recorrido: cuánto cuesta el activo, quién lo tiene y lo usa, y en qué estado está. En una entidad pública, además, cada una de esas preguntas tiene un doliente de control: el activo es bien público, y su paradero y su baja se auditan.

Conviene precisar la distinción con su vecino de sigla: el activo no es lo mismo que el elemento de configuración. El activo importa por su valor, su propiedad y su ciclo administrativo; el elemento de configuración importa por su papel en los servicios — qué depende de él y de qué depende. Un computador es ambos a la vez, pero las preguntas que responde cada gestión son distintas, y los pliegos que las funden en un solo requisito reciben herramientas que no hacen bien ninguna de las dos.

En la práctica, la gestión de activos a escala se sostiene sobre dos capacidades. El descubrimiento automático: el inventario que se levanta y actualiza solo desde las propias estaciones y servidores, porque un inventario manual nace desactualizado. Y el control remoto del ciclo: instalar, actualizar, diagnosticar y dar mantenimiento sin desplazar técnicos — que a escala nacional es la diferencia entre gestionar y viajar. El caso de una empresa estatal de energía con ochenta mil estaciones gestionadas desde un punto, en la página de casos de este sitio, es de eso.

El error frecuente es reducir la práctica al inventario: saber qué hay. La gestión empieza ahí y responde lo demás — qué software está instalado frente a qué licencias se tienen (la diferencia entre descubrimiento y derecho de uso), qué activos están por vencer garantía o vida útil, qué costo total tiene el parque, y con qué evidencia se dio de baja lo que ya no está.

En una plataforma con el proceso verificado, el activo es un objeto gobernado: su ciclo corre como proceso —alta, asignación, traslados, baja con acta—, su información financiera y de uso se consulta, y su relación con incidentes y cambios queda registrada. El proceso de IT asset management de Dexon BPM está entre los doce verificados por Pink Elephant.