Gestión documental dentro del proceso, no al lado.
Los analistas de la industria separan el trabajo documental en dos mercados: el intelligent document processing (IDP) —capturar, clasificar y extraer información de los documentos— y la gestión documental —su custodia: versiones, permisos, retención y firma—. Dexon BPM trabaja donde los dos tienen que actuar: el documento no es un adjunto del proceso sino un objeto gobernado que puede detenerlo.
El término y la marca
La categoría ya existe. Lo que cambia es dónde vive el documento.
IDP es una categoría que todas las firmas grandes nombran igual — Gartner, Everest Group, QKS Group e IDC la llaman intelligent document processing. Su mercado vecino es la custodia de los documentos — lo que Gartner evalúa hoy como document management, antes content services platforms, antes ECM. La distinción de Dexon es la intersección de los dos: el documento como objeto gobernado que puede detener el proceso al que pertenece, que ninguno de los dos mercados reclama por sí solo.
La diferencia que vale la pena decir: en la mayoría de los stacks el documento vive en un repositorio al lado del flujo, y nada detiene a un caso que no lo tiene. En Dexon BPM el documento es un requisito del estado del proceso — un caso sin su documento no avanza, y cada acción sobre el documento deja la misma traza de auditoría que cualquier actividad.
El mapeo
Qué espera este mercado, y dónde vive en Dexon BPM
El ciclo de vida documental dentro de un proceso gobernado: cómo entra, cómo se encuentra y se emite, y cómo gobierna el caso.
Capturar, encontrar y emitir
Ingesta por correo →
Documentos y casos entran desde buzones vigilados y llegan al registro al que pertenecen — no a un buzón compartido.
Búsqueda por contenido →
Los documentos se indexan por su contenido y se encuentran por relevancia, siempre dentro de los permisos de quien busca.
Salida firmada y sellada →
Documentos emitidos desde plantillas con los datos del proceso, con firma manuscrita capturada en pantalla, sello de tiempo RFC 3161 y un código QR para validarlos.
Gobernar
Versiones y custodia →
Versiones con autor y fecha, acceso por permisos y la ubicación física del original registrada — la mitad archivística de la categoría.
Documentos que detienen →
Requisitos documentales exigidos por estado del proceso: el caso no cierra, ni siquiera avanza, hasta que la evidencia requerida exista.
Evidencia, adherida a todo →
Cualquier objeto de la arquitectura —un caso, un activo, el tratamiento de un riesgo— lleva sus documentos, y la auditoría los lee donde ocurrió la decisión.
Traiga un proceso cargado de documentos
Contratos, solicitudes, autorizaciones, soportes. Le mostramos el documento entrando al proceso, el requisito que bloquea el avance sin él, la salida firmada y sellada, y la traza que sobrevive a las preguntas del auditor.