Un documento que no detiene nada no es un control.
La mayoría de la gestión documental guarda archivos e informa de que existen. En un proceso regulado la pregunta útil es otra: ¿puede el caso avanzar sin la evidencia? Si puede, el requisito es una costumbre — y las costumbres son justamente lo que las auditorías encuentran faltando.
Evidencia adjunta al caso, no archivada al lado.
Los documentos viven dentro del registro al que pertenecen: el contrato en el acuerdo, el certificado de disposición en el activo, el resultado de la prueba en el cambio, la autorización firmada en la solicitud. Llevan árboles de versiones, acceso controlado por permisos, la ubicación física del original registrada e historia de auditoría propia; los documentos emitidos desde plantillas pueden llevar firma manuscrita, sello de tiempo RFC 3161 y un código QR que los valida.
Lo que cambia el comportamiento es la compuerta. Una transición del flujo puede exigir un tipo de documento y negarse a avanzar sin él. Eso convierte «la política dice que hay que adjuntar el certificado» en una condición que el motor hace cumplir — que es la diferencia entre un control documentado y un control que opera.
Qué hace
Contenido gobernado, alcanzable desde el proceso
Los controles que hacen que un documento sirva como evidencia y no como copia de algo.
Árboles de versiones →
Las versiones anteriores siguen alcanzables y controladas por permisos. La versión vigente y las superadas son distinguibles, que es lo que convierte «la versión aprobada» en un hecho y no en una convención de nombres de archivo.
Compuertas en el flujo →
Una transición del ciclo de vida puede exigir tipos de documento o evidencia antes de autorizarse. Las tareas obligatorias y las compuertas de evidencia retienen el registro hasta que la condición se cumpla.
Firma, sello de tiempo y QR
Firma manuscrita capturada en pantalla, sello de tiempo RFC 3161 que certifica cuándo se emitió el PDF y que no ha cambiado desde entonces, y un código QR para validarlo. Certifica el momento de emisión y la integridad del documento. Las plantillas se emiten en PDF/A-2b archivable con el sello de tiempo, en Word editable o en HTML; quien escanea el QR ve el documento, sus firmantes y cuántas veces se ha validado.
Historia y custodia
Cada documento conserva su historia de versiones, autores y fechas, y la ubicación física del original queda registrada. La política de retención se modela sobre el proceso que gobierna el ciclo del documento.
Un repositorio que abre
Documentos de oficina, hojas de cálculo, PDF, imágenes, audio y video, abiertos en el visor integrado con descarga controlada por permisos — para que revisar la evidencia no obligue a distribuirla.
Adjunto a cualquier objeto →
Un documento puede pertenecer a un tipo de activo, un modelo, un activo individual, un contrato, un registro de compra, un registro de disposición o un acuerdo, y sigue alcanzable desde cada uno.
Versiones definitivas
Los registros de software identifican la fuente definitiva, la ubicación controlada, la versión aprobada y su estado — para que lo que debería estar desplegado sea un registro gobernado y no memoria institucional.
Almacén cifrado en la nube, exportación completa →
Los documentos pueden vivir en Azure Blob Storage, comprimidos y cifrados por la aplicación antes de salir del servidor —AES-256 con autenticación HMAC-SHA512 y una llave propia de cada despliegue—, trasladados de fondo desde la base de datos y verificados uno a uno antes de borrarlos. Una instalación local se lleva a Azure por fases: una regla de selección escoge los documentos que la operación necesita, cada uno se verifica al llegar y el original queda intacto. El repositorio completo, o un filtro de él, se exporta de fondo a partes ZIP o a un contenedor de entrega, con un manifiesto que conserva la relación de cada documento con sus casos.
Expedientes físicos, en préstamo →
El préstamo de documentos y expedientes físicos se registra con su solicitante, se presta con fecha de vencimiento o se rechaza, y se recibe la devolución; la plataforma muestra lo prestado, lo vencido con sus días de atraso y quién registró cada paso.
Donde aprieta
Dónde el documento deja de ser papeleo
Estos son los momentos en que un adjunto faltante no es un descuido administrativo sino una falla de control. En todos ellos el requisito es una condición sobre la transición, no una línea en un procedimiento.
| El momento | Qué exige el motor, y qué evita |
|---|---|
| Autorizar un cambio | Resultados de prueba, plan de remediación, evidencia de comunicación y capacitación — para que un cambio no se apruebe sobre la promesa de que se probó |
| Dar de baja un activo | Recuperación de licencias, borrado seguro, aprobación y certificado de destrucción o del proveedor — para que nada se dé de baja con la información todavía adentro |
| Publicar un acuerdo | La versión firmada, con las anteriores todavía alcanzables — para que un compromiso siempre se pueda producir en la forma en que se pactó |
| Cerrar un caso | La evidencia que el modelo declara obligatoria al cierre — para que ningún registro cierre limpio y después no se pueda reconstruir |
Precisión
Las distinciones que este módulo preserva
Tres pares de términos que se usan como sinónimos y no lo son.
La prueba
La evidencia es la razón por la que la cadena se sostiene
La arquitectura de negocio ejecutable termina en la evidencia. Un proceso que no puede producir el documento que justificó una decisión no es trazable, sin importar lo que muestre su diagrama. El control documental no es un módulo periférico aquí: es lo que mantiene atada a algo verificable la cadena que va de la estrategia al indicador.
Ver la cadena de trazabilidad →Las demás capacidades de Dexon BPM
Workflow
Enrutamiento condicional, tareas en paralelo, aprobadores dinámicos, plazos sobre calendarios laborales e historia de solo anexado — el mismo motor para todos los tipos de registro.
ETL e integración
API REST, intercambio programado y por eventos con bases de datos, archivos y servicios web, más directorio, correo y descubrimiento — con el origen autoritativo de cada atributo registrado.
BI e indicadores
Tableros bajo objetivos estratégicos, metas por período, descenso del agregado al registro fuente, y proyección que nunca sobrescribe una medición.
Gestión de activos de TI
Inventario con el Agente Dexon, una CMDB que se mantiene sola, descubrimiento de red por SNMP, licenciamiento sobre uso real y control remoto registrado en el caso.
Traiga el control que hoy vive en un procedimiento
El adjunto que todo el mundo sabe que se exige y que falta en la mitad de los casos. Lo convertimos en una condición que el motor no deja pasar.