Los nueve instrumentos archivísticos
También llamado: instrumentos archivísticos · instrumentos de la gestión documental
Los nueve instrumentos que el Decreto 1080 de 2015 exige para la gestión documental — del Cuadro de Clasificación a las Tablas de Control de Acceso, con los mapas de procesos entre ellos.
Los instrumentos archivísticos son los documentos técnicos con que una entidad pública planifica, ejecuta y controla su gestión documental. El artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, que compila la reglamentación de la Ley 594 de 2000, exige nueve: el Cuadro de Clasificación Documental; la Tabla de Retención Documental; el Programa de Gestión Documental; el Plan Institucional de Archivos; el inventario documental; el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos; los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales; los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas; y las tablas de control de acceso.
Los nueve forman un sistema, no una lista. El cuadro de clasificación identifica las series; el banco terminológico las nombra sin ambigüedad; la TRD les asigna retención y disposición; la tabla de control de acceso les asigna condiciones de acceso; el inventario registra los expedientes que las materializan; el modelo de requisitos dice qué debe hacer el sistema que los gestiona; el PGD describe cómo operan los procesos y el PINAR planifica cómo mejorarlos; y los mapas de procesos y flujos documentales conectan todo lo anterior con la operación real de la entidad.
En la práctica, el octavo instrumento es el que más se pasa por alto y el que más importa para quien implementa un sistema: el propio decreto pone el mapa de procesos y los flujos documentales entre los instrumentos archivísticos. La norma reconoce lo que la implementación confirma: no se puede gestionar la producción documental sin saber qué proceso produce cada documento, en qué actividad y con qué destino.
El error frecuente es contratar los nueve instrumentos como entregables de una consultoría —nueve documentos aprobados y archivados— y contratar aparte un sistema que no los conoce. El resultado es una entidad que cumple formalmente con los instrumentos y opera sin ellos: la TRD en un PDF, la TCA en otro y el sistema documental concediendo accesos y reteniendo documentos según criterios propios.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, los instrumentos son configuración y no documentos: el cuadro de clasificación es el árbol de series, el banco terminológico el catálogo controlado, la TRD los relojes de retención, la TCA los permisos, el inventario una consulta, y el mapa de procesos y flujos documentales es, literalmente, el modelo de procesos que el motor ejecuta.
Fuentes oficiales
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