Banco terminológico de series, subseries y tipos documentales
También llamado: banco terminológico · bancos terminológicos · BANTER
El instrumento que normaliza la denominación y definición de las series, subseries y tipos documentales, para que toda la entidad llame a cada agrupación por el mismo nombre.
El banco terminológico es el instrumento archivístico que normaliza la denominación y la definición de las series, subseries y tipos documentales de una entidad: un vocabulario controlado que establece, para cada agrupación documental, su nombre oficial, su definición, la norma o función que la origina y los tipos documentales que la componen, de modo que todas las dependencias la nombren y la clasifiquen igual.
Es el séptimo de los instrumentos archivísticos que enumera el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, que reglamenta la Ley 594 de 2000: «bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales». El Archivo General de la Nación mantiene además un banco terminológico de referencia con las series comunes a la administración pública, que las entidades usan como punto de partida.
En la práctica el banco terminológico es lo que hace posible que el Cuadro de Clasificación, la Tabla de Retención, el inventario y los metadatos de los documentos electrónicos hablen el mismo idioma. Si la serie se llama «Historias laborales» en la TRD, no puede llamarse «Hojas de vida» en el inventario ni «Expedientes de personal» en el sistema: cada nombre distinto es una serie que el sistema no encuentra y una retención que no se aplica.
El error frecuente es dejar que cada dependencia nombre sus series según su costumbre y «unificar después». Después es cuando hay tres series para la misma función, dos tiempos de retención para el mismo documento y una búsqueda que no encuentra la mitad de los expedientes. El banco terminológico existe para que la unificación ocurra antes de producir, no al organizar.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, el banco terminológico es el catálogo de series y tipos documentales del que se alimentan los demás objetos: el proceso declara qué tipo documental produce cada actividad, el expediente solo admite series del catálogo, y los metadatos se llenan con valores controlados en lugar de texto libre — la única forma de que una serie signifique lo mismo en toda la entidad.
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