Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
También llamado: CCD · cuadros de clasificación documental
El esquema que refleja la jerarquía de la documentación de una entidad — fondo, secciones, subsecciones, series y subseries — y sobre el que se construyen la TRD y la organización de los expedientes.
El Cuadro de Clasificación Documental es el esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución, y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Ordena el fondo documental de la entidad de lo general a lo particular: el fondo corresponde a la entidad, las secciones y subsecciones a sus dependencias, y las series y subseries a los conjuntos de documentos que cada dependencia produce en ejercicio de una función.
Es el primero de los instrumentos archivísticos que enumera el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, que compila la reglamentación de la Ley 594 de 2000. Y es primero por una razón lógica: la Tabla de Retención Documental se construye sobre él, asignando tiempos y disposición final a las series que el cuadro ya identificó y codificó.
En la práctica el CCD se traduce en una codificación: cada sección, subsección, serie y subserie recibe un código, y ese código es el que aparece en la TRD, en el rótulo del expediente, en el inventario y en los metadatos del documento electrónico. Un sistema de gestión documental debe permitir crear el expediente solo dentro de una serie o subserie del cuadro vigente, y debe conservar la versión del cuadro bajo la cual se creó cada expediente cuando la estructura cambie.
El error frecuente es tratar el cuadro como un organigrama transcrito. Las secciones reflejan dependencias, sí, pero las series reflejan funciones, y una función puede sobrevivir a varias reestructuraciones mientras cambia de dependencia. Un CCD que se rehace cada vez que cambia el organigrama, sin conservar la trazabilidad de las series, rompe la continuidad de los expedientes y deja huérfana la documentación de la estructura anterior.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, el CCD es el árbol de clasificación bajo el cual se crea todo expediente, y cada proceso de negocio declara en qué serie deposita los documentos que produce — de modo que la clasificación ocurre en el momento de la producción y no en una jornada de organización posterior.
Fuentes oficiales
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