Serie y subserie documental
También llamado: serie documental · subserie documental · series documentales · series y subseries
La serie agrupa las unidades documentales homogéneas que produce una función; la subserie las divide por contenido específico. Sobre ellas se asignan retención, acceso y clasificación.
Una serie documental es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Una subserie es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se identifican de forma separada por su contenido y sus características específicas. Historias laborales, contratos, actas de comité o procesos disciplinarios son series; contratos de prestación de servicios o contratos de obra son subseries de la serie contratos.
Son la unidad de trabajo de toda la gestión documental reglamentada por el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación: el Cuadro de Clasificación las identifica y codifica, el banco terminológico las nombra, la Tabla de Retención les asigna tiempos y disposición final, la Tabla de Control de Acceso les asigna condiciones de acceso, y el Registro Único de Series Documentales del AGN las inscribe una vez convalidada la TRD.
En la práctica, la serie es la clave por la que todo lo demás funciona: un expediente pertenece a una serie o subserie, y de esa pertenencia hereda cuánto tiempo se conserva, quién puede verlo y qué ocurre con él al final. Por eso un sistema de gestión documental debe exigir la serie al crear el expediente, no permitir cambiarla sin registro y aplicar sobre ella, y no sobre cada documento, las reglas de retención y acceso.
El error frecuente es el más antiguo de la disciplina: definir las series por el tipo de documento —«oficios», «memorandos», «resoluciones»— en lugar de por la función que las produce. Una serie llamada «oficios» mezcla documentos de todas las funciones de la entidad, con valores y retenciones distintos, y hace imposible aplicar la TRD. La serie se define por la función; el tipo documental es lo que la compone.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, la serie es un atributo obligatorio del expediente y, mejor aún, una propiedad del proceso que lo produce: el proceso de contratación deposita en la serie contratos y en la subserie que corresponda, sin que nadie tenga que clasificar después — de modo que la clasificación, la retención y el acceso quedan resueltos en el diseño del proceso.
Fuentes oficiales
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