Fondo acumulado
También llamado: fondos acumulados · archivo acumulado
El conjunto de documentos acumulados sin criterios archivísticos de organización — se organiza y valora con una Tabla de Valoración Documental antes de decidir su destino.
Un fondo acumulado es el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, acumulados por una entidad a lo largo del tiempo: la documentación producida antes de que existieran Tablas de Retención Documental, la que quedó de dependencias suprimidas, o la que se recibió de entidades liquidadas, fusionadas o reestructuradas. Es el pasivo documental típico de las entidades públicas, y casi siempre es más grande de lo que la entidad cree.
Su tratamiento está previsto en la Ley 594 de 2000 y regulado hoy en el Título 5 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, a través de la Tabla de Valoración Documental: el instrumento que, tras reconstruir la historia institucional y levantar el inventario, agrupa la documentación en asuntos o series, le asigna tiempos de permanencia y decide su disposición final.
En la práctica, intervenir un fondo acumulado sigue un orden que no admite atajos: diagnóstico y medición en metros lineales; historia institucional para saber qué dependencias y funciones produjeron qué; inventario en el Formato Único de Inventario Documental; elaboración, aprobación y convalidación de la TVD; organización física y técnica; y solo entonces la disposición final —conservación, eliminación con acta, selección o transferencia al archivo histórico—.
El error frecuente, y el más caro, es digitalizar el fondo acumulado antes de valorarlo. Una entidad que escanea metros lineales de documentación que la TVD habría eliminado paga dos veces: por digitalizar lo que no debía conservar y por custodiar después las imágenes. El segundo error es eliminar sin TVD convalidada, que además de irregular deja a la entidad sin forma de demostrar qué eliminó y por qué.
En una plataforma de gestión documental, el fondo acumulado se administra como un proyecto del Plan Institucional de Archivos con sus etapas, y la documentación que sobrevive a la valoración entra al repositorio bajo la TVD que le corresponde —no bajo la TRD vigente—, con su inventario, su disposición programada y la evidencia del acta que la respalda.
Fuentes oficiales
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