Formato Único de Inventario Documental (FUID)

El Formato Único de Inventario Documental es el instrumento normalizado con que las entidades públicas registran el inventario de sus documentos, unidad documental por unidad documental: código de la dependencia y de la serie o subserie, nombre del expediente, fechas extremas, unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta y observaciones. Que sea único quiere decir que todas las entidades lo diligencian con la misma estructura, de modo que un inventario sea legible por cualquier archivo receptor y por los entes de control.

Su formato y sus instrucciones estuvieron durante veinte años en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación; ese acuerdo está derogado y el formato vive hoy en el artículo 1.3.2 y el Anexo 3 del Acuerdo 001 de 2024, el Acuerdo Único de la Función Archivística. La obligación de fondo es anterior: la Ley 594 de 2000 ordena en su artículo 15 que los servidores públicos, al desvincularse de sus funciones, entreguen los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados.

En la práctica el FUID aparece en cuatro momentos: en las transferencias primarias del archivo de gestión al central y en las secundarias al histórico, como relación de lo que se entrega; en la entrega de un cargo, como constancia de lo que el funcionario saliente deja; en la organización de un fondo acumulado, como resultado del levantamiento; y en la eliminación, como listado de lo que se elimina en cumplimiento de la TRD o la TVD, que acompaña el acta. Un inventario que no coincide con lo que físicamente se entrega o se elimina invalida el acto que soporta.

El error frecuente es levantar el inventario en un formato propio —«nuestra plantilla de Excel»— sin equivalencia campo a campo con el formato oficial, o reconstruirlo en el momento de la transferencia en lugar de mantenerlo. Ambos producen inventarios que el archivo receptor devuelve. El segundo, además, revela que la entidad no sabe qué tiene hasta que necesita entregarlo.

En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, el inventario no se levanta: se consulta. Cada expediente nace con los datos que el FUID pide, y el formato se genera en el instante de la transferencia, la entrega de cargo o la eliminación, a partir de lo que el sistema ya sabe — con la garantía de que lo inventariado y lo entregado son la misma cosa.