Tabla de Retención Documental (TRD)
También llamado: TRD · tablas de retención documental
El listado de series y tipos documentales con el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital y su disposición final — obligatorio por la Ley 594 de 2000 y regulado por el Acuerdo 001 de 2024.
La Tabla de Retención Documental es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es el instrumento archivístico que dice, para cada serie que la entidad produce en ejercicio de sus funciones, cuántos años permanece en el archivo de gestión, cuántos en el archivo central y qué ocurre después: conservación total, eliminación, selección o reproducción en otro medio.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, la hace obligatoria en su artículo 24 para todas las entidades del Estado. Su elaboración, aprobación, convalidación, implementación y actualización están reguladas hoy en el Título 5 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, el Acuerdo Único de la Función Archivística, que derogó el Acuerdo 004 de 2019 que muchos pliegos siguen citando. La TRD se construye sobre el Cuadro de Clasificación Documental y sus series quedan inscritas en el Registro Único de Series Documentales.
En la práctica, una TRD exige tres cosas del sistema que la aplica: que cada expediente nazca clasificado en una serie o subserie de la tabla vigente; que los tiempos de retención se cuenten desde el cierre del expediente, por serie, sin intervención manual; y que la disposición final se ejecute como un procedimiento con acta y evidencia, no como un borrado. Una TRD que vive en una hoja de cálculo y se «aplica» una vez al año en una jornada de depuración no está implementada: está archivada.
El error más frecuente está en la aprobación. La TRD la aprueba el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la propia entidad, y la convalida una instancia externa —el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación para las entidades del orden nacional, o el Consejo Territorial de Archivos que corresponda—. Son dos actos distintos, de dos órganos distintos, y confundirlos en un pliego o exigir «TRD aprobada por el AGN» revela que quien lo redactó no ha pasado por el trámite.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, la TRD no es un documento sino la configuración que gobierna a los demás: la serie es un atributo obligatorio del expediente, la retención es un reloj que el sistema lleva, y la disposición final es un proceso con responsables, aprobaciones y acta. Así está implementada en la autoridad nacional del caso de gestión documental de este sitio.
Fuentes oficiales
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