«Digitalización certificada»

«Digitalización certificada» es una expresión comercial con la que se ofrecen servicios de conversión de documentos en papel a imagen electrónica acompañados de firma digital, estampado cronológico o el respaldo de una entidad de certificación. No es una categoría legal: ni la Ley 594 de 2000, ni la Ley 527 de 1999, ni el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación usan ni definen esa expresión. Conviene saberlo antes de escribirla en un pliego, porque un requisito que la norma no define no tiene contra qué verificarse.

Lo que sí está normado es el valor probatorio del documento que resulta de la digitalización, y depende de la Ley 527 de 1999: de la equivalencia funcional de sus artículos 6 y 8 —accesibilidad para consulta posterior y garantía confiable de integridad desde su forma definitiva— y del criterio de valoración de su artículo 11, que mira la confiabilidad de la forma en que el documento se generó, se conservó y se atribuyó a su autor. Una firma o un estampado sobre la imagen aportan evidencia de integridad desde ese momento; no «certifican» que la imagen corresponde al original ni sustituyen la cadena de custodia del proceso que la produjo.

En la práctica, lo que un pliego puede exigir con fundamento es un proceso de digitalización documentado: resolución y formato definidos, control de calidad de cada imagen contra el original, metadatos de captura —quién, cuándo, con qué equipo, en qué expediente—, firma o resumen de integridad de cada imagen y del lote, y registro de todo ello en el sistema que custodia el resultado. Eso es verificable; la palabra «certificada» no lo es.

El error más costoso viene después, y la norma lo cierra expresamente. El artículo 4.3.2.5 del Acuerdo 001 de 2024 establece que los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o disminuir el tiempo de retención documental, ni podrán eliminarse documentos originales con el argumento de que han sido digitalizados. Ninguna «certificación» del escaneo autoriza a destruir el papel: la disposición final la decide la Tabla de Retención Documental, y nada más.

En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, la digitalización es una actividad del proceso de captura con sus controles declarados —validación contra el original, metadatos, integridad, incorporación al expediente electrónico con índice firmado— de modo que lo que se demuestra ante un tercero no es un adjetivo sino la evidencia completa de cómo se produjo y se conservó cada imagen.