Equivalencia funcional y valor probatorio del documento electrónico
También llamado: equivalencia funcional · valor probatorio del mensaje de datos · fuerza probatoria del documento electrónico
El principio de la Ley 527 de 1999 por el cual un mensaje de datos vale como escrito, como original y como prueba — a condición de que su integridad y su origen puedan demostrarse de forma confiable.
La equivalencia funcional es el principio jurídico según el cual un mensaje de datos —un documento electrónico— produce los mismos efectos que su equivalente en papel cuando cumple la función que la ley le exige al papel. Es la base de todo el derecho colombiano del documento electrónico y está en la Ley 527 de 1999, que la adoptó de la ley modelo de comercio electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.
La ley la desarrolla en cuatro artículos que conviene conocer por su número. El artículo 6: cuando una norma requiera que la información conste por escrito, un mensaje de datos lo satisface si la información es accesible para su posterior consulta. El artículo 8: cuando se requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, un mensaje de datos lo satisface si existe garantía confiable de que se ha conservado su integridad desde que se generó por primera vez en su forma definitiva. El artículo 10: los mensajes de datos son admisibles como medios de prueba y no se les negará eficacia, validez o fuerza probatoria por el solo hecho de serlo. Y el artículo 11: al valorarlos como prueba se tendrá en cuenta la confiabilidad de la forma en que se generaron, archivaron o comunicaron, la forma en que se conservó su integridad y la forma en que se identifique a su iniciador.
En la práctica, el valor probatorio de un documento electrónico no lo otorga un sello ni una certificación: lo otorga la posibilidad de demostrar, con evidencia técnica, que el documento es íntegro desde su creación, que se sabe quién lo produjo y que se conservó de forma accesible. Esa demostración la hacen el índice electrónico firmado del expediente, los metadatos de creación y modificación, el registro de auditoría y la cadena de custodia del sistema que lo gestionó.
El error frecuente es buscar la validez en el documento aislado —«este PDF está firmado»— en lugar de en el sistema que lo produjo y lo conservó. Un documento firmado cuyo expediente no tiene índice ni registro de accesos demuestra menos que un documento sin firma dentro de un expediente cuya integridad completa es verificable. La ley pide confiabilidad del proceso, no formalidades del archivo.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, la confiabilidad que el artículo 11 pide valorar es una propiedad del sistema: quién generó cada documento y en qué actividad, cómo se conservó, quién lo consultó y cuándo, y que el índice del expediente demuestra que nada cambió — evidencia que se exporta con el expediente cuando este se aporta como prueba.
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