Expediente electrónico

El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Es la unidad documental compuesta del mundo electrónico: no un archivo, sino la agrupación ordenada de todos los documentos que un trámite produjo y recibió, desde su apertura hasta su cierre, conformada con reglas que garantizan que esa agrupación es íntegra, auténtica y verificable.

La Ley 1437 de 2011 lo definió en su artículo 59 y ordenó que su foliado se haga mediante un índice electrónico firmado digitalmente, para garantizar su integridad y autenticidad; el artículo 58 regula el archivo electrónico de documentos. El Archivo General de la Nación lo desarrolló en el artículo 4.1.4 del Acuerdo 001 de 2024, el Acuerdo Único de la Función Archivística, que recoge lo que antes regulaba el Acuerdo 002 de 2014, hoy derogado.

Lo que la norma exige se puede escribir como cuatro requisitos funcionales, y esa es su utilidad para quien redacta un pliego. Uno: los documentos electrónicos de archivo que lo integran, cada uno con su identidad. Dos: el índice electrónico, la relación ordenada de esos documentos con sus metadatos, que hace las veces del foliado. Tres: la firma del índice, que sella el orden y el contenido del expediente en cada momento en que se actualiza. Cuatro: los metadatos de contenido, estructura y contexto, tanto del expediente como de cada documento. Un sistema que no produce las cuatro cosas produce carpetas, no expedientes.

El error frecuente es creer que una carpeta compartida con los PDF del trámite, o un único PDF que los concatena, es un expediente electrónico. No lo es: le falta el índice firmado que demuestra que ningún documento se agregó, retiró o reemplazó después, y le faltan los metadatos que permiten saber quién produjo cada documento, cuándo y en qué actuación. Es exactamente lo que un ente de control o un juez pregunta cuando el expediente se aporta como prueba.

En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, el expediente se abre con el trámite, cada actividad del proceso deposita sus documentos en él con sus metadatos, el índice se actualiza y se firma con cada incorporación, y el cierre del expediente es una actividad del proceso — de modo que la conformación del expediente no es un trabajo posterior sino el rastro natural de la ejecución.