Notificación electrónica
También llamado: notificación por medios electrónicos · notificaciones electrónicas
La notificación de actos por medios electrónicos — válida con aceptación previa del administrado y surtida desde la fecha y hora de acceso al acto, que la administración debe certificar.
La notificación electrónica es la puesta en conocimiento de un acto administrativo a través de medios electrónicos. Está prevista en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011: las autoridades pueden notificar sus actos por este medio siempre que el administrado haya aceptado ser notificado así, y la notificación queda surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado accede al acto — fecha y hora que la administración debe certificar.
Las dos condiciones del artículo son exactamente las dos cosas que un sistema debe resolver. La primera es la aceptación del medio: el consentimiento del ciudadano de ser notificado electrónicamente debe existir, estar registrado y poder exhibirse. La segunda es la certificación del acceso: no basta enviar; hay que poder certificar cuándo el destinatario accedió al acto, porque de ese momento —no del envío— se cuentan los términos para recursos y demás actuaciones.
En la práctica esto separa la notificación electrónica del correo electrónico. Un mensaje enviado prueba el envío; la ley pide certificar el acceso. Por eso los esquemas serios notifican mediante un aviso que remite a la sede electrónica, donde el acceso al acto queda registrado con fecha y hora, o mediante mecanismos con acuse verificable — y por eso el registro de esa certificación debe conservarse con el expediente del trámite, como cualquier otra evidencia de la actuación.
El error frecuente es dar por notificado lo enviado: contar los términos desde el correo que salió, sin consentimiento registrado y sin certificación de acceso. En la primera impugnación la notificación se cae, y con ella la firmeza del acto. El error simétrico también existe: ciudadanos que no acceden nunca, con actos que no quedan notificados — para eso el procedimiento prevé los mecanismos subsidiarios de la propia ley, que el sistema debe activar cuando el electrónico no se surte.
En una plataforma de procesos, la notificación es una actividad con reglas, no un correo: verifica el consentimiento registrado, publica el acto en la sede, registra y certifica la fecha y hora de acceso, dispara el mecanismo subsidiario si el acceso no ocurre en el plazo, y deja toda la secuencia en el expediente — de modo que la pregunta «¿cuándo quedó notificado?» tenga una respuesta con evidencia y no una reconstrucción.
Fuentes oficiales
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