Política de cero papel
También llamado: cero papel · iniciativa cero papel · oficina sin papel
La política que ordena sustituir los trámites en papel por procedimientos electrónicos con validez jurídica — que no es lo mismo que escanear el papel que se sigue produciendo.
La política de cero papel es la directriz de eficiencia administrativa que ordena a las entidades públicas reducir el uso de papel sustituyendo los flujos documentales físicos por procedimientos electrónicos con plena validez jurídica: producir, tramitar, firmar, notificar y archivar electrónicamente, de modo que el documento en papel deje de ser el soporte por defecto de la actuación administrativa.
La fijó la Directiva Presidencial 04 de 2012, sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública, y el Archivo General de la Nación la desarrolló en su Circular Externa 005 de 2012, con recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en ese marco. Su base jurídica es la equivalencia funcional del mensaje de datos que la Ley 527 de 1999 estableció una década antes.
En la práctica, cero papel es una política de producción, no de conversión: el objetivo es que el documento nazca electrónico —el formulario en línea, la comunicación oficial firmada electrónicamente, el expediente electrónico con su índice—, no que el papel se produzca igual y se escanee después. La digitalización tiene su lugar para el acervo existente y para lo que entra en papel por la ventanilla, pero una entidad que digitaliza el cien por ciento de lo que produce no ha implementado cero papel: ha duplicado su costo.
El error frecuente, y el más costoso, es eliminar los originales en papel con el argumento de que fueron digitalizados. El Acuerdo 001 de 2024 del AGN lo prohíbe expresamente en su artículo 4.3.2.5: los procesos de digitalización en ningún caso pueden aumentar o disminuir el tiempo de retención documental, ni pueden eliminarse documentos originales con el argumento de que han sido digitalizados. La retención y la disposición final las decide la TRD, no el escáner.
En una plataforma de procesos, cero papel se implementa por diseño: cada trámite se modela para producir sus documentos electrónicamente desde la primera actividad, con firma, radicación y expediente electrónico, y la digitalización queda reservada para lo que entra en papel — incorporado con sus metadatos al mismo expediente que el resto de la actuación.
Fuentes oficiales
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