Radicación de comunicaciones oficiales

La radicación es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. El número de radicado es, por eso, la identidad oficial de una comunicación dentro de la entidad y el punto de partida de todos los plazos que corren sobre ella.

Está regulada en el artículo 4.2.3 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, el Acuerdo Único de la Función Archivística, que recogió la definición y las reglas que durante veinte años estuvieron en el Acuerdo 060 de 2001, hoy derogado. Se radican las comunicaciones oficiales: las recibidas de terceros, las enviadas por la entidad y las internas entre dependencias que formalizan actuaciones.

En la práctica, radicar exige que el sistema haga tres cosas en un solo acto: asignar el siguiente número del consecutivo anual, fijar la fecha y hora ciertas, y capturar los datos mínimos de la comunicación —remitente o destinatario, asunto, anexos, dependencia responsable—. Y exige una consecuencia: el radicado debe quedar asociado al expediente del trámite al que pertenece, porque una comunicación radicada pero suelta cumple la formalidad y pierde el contexto.

El error frecuente es radicar solo lo que «parece» oficial. Un derecho de petición que llega por el correo electrónico de un funcionario, por una red social o por un formulario web y no se radica sigue siendo una petición cuyo término legal empezó a correr desde su recepción — solo que la entidad no tiene fecha cierta para demostrarlo. El otro error es la doble radicación de la misma comunicación por dos canales, que produce dos expedientes, dos responsables y dos respuestas a una sola solicitud.

En una plataforma de procesos, la radicación es la primera actividad del proceso modelado sin importar el canal de entrada: el formulario web, el correo institucional, la ventanilla presencial y la integración con otro sistema desembocan en la misma actividad, con su registro, su sello de tiempo, su responsable y su plazo. La estructura del consecutivo se entrega en la implementación, el documento se incorpora al expediente con sus metadatos, y la fecha de radicación es la que alimenta el cálculo del término de respuesta.