Ventanilla única de radicación
También llamado: ventanilla única · unidad de correspondencia · ventanilla única de correspondencia
El punto único por el que entran, salen y se radican las comunicaciones oficiales, con numeración consecutiva anual y sin números reservados, repetidos ni enmendados.
La ventanilla única de radicación es la unidad de correspondencia de una entidad: el punto único, físico o electrónico, por el que se reciben, radican, distribuyen y despachan las comunicaciones oficiales —las recibidas, las enviadas y las internas—, de modo que toda comunicación tenga un número, una fecha y una hora ciertas desde el momento en que entra o sale de la entidad.
Durante dos décadas la reguló el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, que la mayoría de los pliegos sigue citando. Ese acuerdo está derogado: la materia vive hoy en los artículos 4.2.2 y 4.2.3 del Acuerdo 001 de 2024, el Acuerdo Único de la Función Archivística, que conservó casi textualmente sus reglas. Citar el 060 no es un error de fondo, pero en una impugnación se nota.
Las reglas que un pliego copia y que el software debe cumplir son literales. La numeración es consecutiva y se inicia en uno el primero de enero de cada año. Está expresamente prohibido que existan números de radicación reservados, repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Cada radicado deja constancia de fecha y hora de recibo o de envío. Y cuando un radicado se anula, se conserva la constancia de la anulación con su justificación: el número no se reutiliza. Cómo se garantiza eso técnicamente es una pregunta legítima en una evaluación, porque un consecutivo generado por varias personas en varios puntos, o corregible por un administrador, incumple la regla por diseño.
El error frecuente es la ventanilla múltiple disfrazada de única: cada dependencia radica con su propio consecutivo, o el correo electrónico institucional recibe comunicaciones que nunca se radican. En ambos casos la entidad pierde la fecha cierta de recepción — y con ella, el punto de partida de los términos legales de respuesta de las peticiones.
En una plataforma de procesos, la radicación es la primera actividad del proceso modelado para todo trámite que entra por cualquier canal, con su registro, su sello de tiempo, su responsable y su plazo. La estructura del consecutivo se entrega en la implementación, según las reglas de la entidad, y cada documento se incorpora al expediente con sus metadatos. Así se implementó la ventanilla única de la autoridad nacional del caso de gestión documental de este sitio.
Fuentes oficiales
En este sitio: Gestión documental →