Los ocho procesos de la gestión documental

La gestión documental de una entidad pública comprende, por norma, ocho procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Los fija el artículo 2.8.2.5.9 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, que compila la reglamentación de la Ley 594 de 2000, y sobre ellos se estructura el Programa de Gestión Documental de cada entidad.

Los ocho tienen alcance definido. La planeación es el conjunto de actividades para diseñar la producción documental —qué documentos se crean, con qué estructura, en qué soporte y con qué metadatos— antes de que existan. La producción es la generación de documentos en ejercicio de las funciones. La gestión y trámite cubre la radicación, la distribución, el seguimiento y la respuesta, es decir, la vida activa del documento. La organización es la clasificación, ordenación y descripción según el cuadro de clasificación y la TRD. La transferencia es el traslado del archivo de gestión al central y de este al histórico. La disposición es la ejecución de lo que la TRD decidió: conservación, eliminación, selección o reproducción. La preservación a largo plazo garantiza que el documento siga siendo accesible y auténtico durante todo su tiempo de retención. La valoración determina los valores primarios y secundarios de los documentos y fundamenta los tiempos de retención y la disposición.

En la práctica, los dos primeros procesos son los que deciden la calidad de los seis restantes, y son los que la mayoría de las entidades no ejecuta como procesos. Un documento planeado nace clasificado, con sus metadatos y en su expediente; un documento no planeado nace en el correo de alguien y se organiza —si se organiza— meses después, a un costo mucho mayor.

El error frecuente es reducir la gestión documental a organización y transferencia: al trabajo del archivo sobre documentos que ya existen. El decreto la define desde la planeación, y ese es precisamente el punto de contacto con la gestión por procesos: quien diseña el proceso de negocio está diseñando, lo sepa o no, la producción documental de la entidad.

En una plataforma que integra la gestión documental a los procesos de negocio, cada actividad del proceso declara qué documento produce, en qué serie lo deposita y con qué metadatos — la planeación y la producción ocurren en el diseño del proceso—, y la organización, la transferencia, la disposición y la preservación son procesos gobernados que el sistema ejecuta sobre la TRD, con responsables y evidencia.