Programa de Gestión Documental (PGD)
También llamado: PGD · programas de gestión documental
El instrumento que formula y documenta, a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos documentales de una entidad — obligatorio y de publicación obligatoria.
El Programa de Gestión Documental es el instrumento archivístico que formula y documenta, a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Es, dicho en corto, el plan maestro de cómo la entidad gestiona sus documentos.
Está entre los instrumentos archivísticos que exige el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, y la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia, ordenó en su artículo 15 que todos los sujetos obligados adopten un Programa de Gestión Documental y lo publiquen. Es por tanto uno de los pocos instrumentos archivísticos que un ciudadano puede exigir ver, y que los índices de transparencia verifican.
En la práctica el PGD desarrolla los ocho procesos de la gestión documental —planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración— con sus actividades, responsables, recursos y metas en el tiempo, y se articula con los demás instrumentos: se apoya en el Cuadro de Clasificación y en las Tablas de Retención, y se ejecuta a través de los proyectos que prioriza el Plan Institucional de Archivos.
El error frecuente es escribirlo para publicarlo. Un PGD redactado por un contratista, aprobado y colgado en la sección de transparencia, cuyas metas nadie vuelve a medir, cumple la letra de la Ley 1712 y ninguno de sus fines. El segundo error es confundirlo con el PINAR: el PGD describe cómo operan los procesos documentales de forma permanente; el PINAR planifica los proyectos con que la entidad cierra sus brechas en un horizonte definido.
En una plataforma de procesos, el PGD deja de ser un documento y se convierte en la configuración que ejecuta lo que el programa describe: cada uno de los ocho procesos documentales como proceso gobernado, con sus responsables, sus tiempos y sus indicadores calculados sobre la operación real — de modo que el avance del programa se consulta en lugar de reconstruirse para el informe anual.
Fuentes oficiales
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