Plan Institucional de Archivos (PINAR)
También llamado: PINAR · plan institucional de archivos
El instrumento de planeación de la función archivística de una entidad — los proyectos, plazos y recursos con que cierra sus brechas documentales, articulado con su planeación estratégica.
El Plan Institucional de Archivos es el instrumento archivístico de planeación de la función archivística de una entidad. A partir de un diagnóstico de la situación documental, identifica los aspectos críticos, los prioriza y formula los planes y proyectos —con objetivos, plazos, responsables, recursos e indicadores— con que la entidad los resolverá en un horizonte definido, articulado con su planeación estratégica.
Es el cuarto de los instrumentos archivísticos que enumera el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015. Y desde la integración de los planes institucionales en el Plan de Acción anual de las entidades, el PINAR forma parte de la planeación que la entidad publica y sobre la que rinde cuentas, no de la documentación interna del área de archivo.
En la práctica, un PINAR bien construido responde tres preguntas con datos: dónde está la entidad —fondos acumulados sin valorar, TRD sin convalidar o desactualizadas, expedientes electrónicos sin índice, unidades de correspondencia dispersas—, qué va a hacer primero y con qué recursos, y cómo va a medir que lo hizo. Sus proyectos típicos son la actualización de las TRD, la organización de un fondo acumulado, la implementación de un SGDEA o la puesta en marcha de la ventanilla única.
El error frecuente es confundirlo con el Programa de Gestión Documental o redactarlo como una copia de él. El PGD describe cómo operan de forma permanente los ocho procesos de la gestión documental; el PINAR planifica los proyectos que cierran brechas en un periodo. Uno es el sistema de operación; el otro, el portafolio de mejoras. Un PINAR sin diagnóstico, sin proyectos con fecha ni indicadores no es un plan: es una declaración.
En una plataforma que conecta la estrategia con la operación, el PINAR se modela como lo que es —un conjunto de iniciativas con dueños, metas e indicadores— ligado a los procesos documentales que pretende mejorar, de modo que el avance de cada proyecto y su efecto sobre el indicador que lo justificó se consulten sobre datos vivos y no en el informe de cierre de vigencia.
Fuentes oficiales
En este sitio: Ejecución de la estrategia →