SGDEA — Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
También llamado: SGDEA · sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo · sistema de gestión documental electrónico
El sistema que aplica a los documentos electrónicos el ciclo de vida archivístico completo — clasificación, retención, disposición final y preservación — y no un simple repositorio.
Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo es el sistema de información que gestiona los documentos electrónicos de una entidad a lo largo de todo su ciclo de vida: los captura o crea, los clasifica según el Cuadro de Clasificación Documental, los agrupa en expedientes, les aplica los tiempos de retención de la Tabla de Retención Documental, ejecuta su disposición final y garantiza su preservación, con metadatos y control de acceso en cada etapa. Es el término con el que se titulan hoy la mayoría de los pliegos documentales del país.
Su base normativa está en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8, que incluye entre los instrumentos archivísticos obligatorios el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, y en el Modelo de Requisitos para la implementación de un SGDEA publicado por el Archivo General de la Nación en 2021, que traduce la función archivística en requisitos funcionales verificables y es la referencia con que se evalúan las ofertas.
En la práctica, lo que distingue a un SGDEA de cualquier otro sistema que almacene documentos es que aplica el ciclo vital y la disposición final. Debe impedir crear un expediente fuera de una serie del cuadro vigente, debe llevar la cuenta de la retención de cada expediente cerrado, debe ejecutar la eliminación, la transferencia o la conservación como procedimientos con acta y evidencia, y debe conformar expedientes electrónicos con índice firmado y metadatos. Un sistema que hace todo lo demás —versiones, permisos, búsqueda, flujo de aprobación— pero no eso, es un gestor de contenidos.
El error frecuente es doble y simétrico. Del lado de la entidad, exigir «un SGDEA» en el pliego sin exigir que aplique la TRD de la entidad, con lo cual cualquier repositorio califica. Del lado del proveedor, vender como SGDEA una herramienta de gestión de contenidos que almacena y comparte pero no clasifica, no retiene ni dispone. La diferencia no es de funcionalidad menor: es la razón normativa por la que el término existe.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, el SGDEA no es un sistema aparte al que se envían los documentos al final: la clasificación ocurre cuando el proceso produce el documento, el expediente se conforma mientras el trámite avanza, y la retención y la disposición final son procesos gobernados con responsables y evidencia. Es la implementación descrita en el caso de la autoridad nacional de este sitio.
Fuentes oficiales
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