Acuerdo Único de la Función Archivística (Acuerdo 001 de 2024 del AGN)

El Acuerdo Único de la Función Archivística es el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación: la norma que compiló, actualizó y reorganizó en un solo cuerpo la reglamentación que el AGN había expedido durante más de veinte años en acuerdos separados, en desarrollo de la Ley 594 de 2000. Desde su entrada en vigencia es la referencia reglamentaria para la gestión documental de las entidades públicas, y la que debe citarse en pliegos, manuales y procedimientos.

Su efecto más práctico es que derogó los acuerdos que la mayoría de los documentos técnicos del país sigue citando. Según las fichas normativas del AGN: el Acuerdo 060 de 2001, sobre radicación de comunicaciones oficiales y ventanilla única, cuya materia vive ahora en los artículos 4.2.2 y 4.2.3; el Acuerdo 042 de 2002, del Formato Único de Inventario Documental, hoy en el artículo 1.3.2 y el Anexo 3; el Acuerdo 002 de 2014, sobre expedientes y hoja de control, hoy en el artículo 4.3.1.8; el Acuerdo 003 de 2015, sobre gestión de documentos electrónicos, hoy en el artículo 1.3.4; y el Acuerdo 004 de 2019, sobre TRD, TVD y el Registro Único de Series Documentales, hoy en el Título 5.

En la práctica, el contenido sustantivo de esos acuerdos sobrevivió casi textualmente: las reglas de numeración de la radicación, el formato del inventario, los componentes del expediente electrónico, la ruta de aprobación y convalidación de las TRD son las mismas. Lo que cambió es la cita. Un pliego que exige «cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001» exige cumplir una norma derogada; no es un error de fondo, pero en una observación al pliego o en una impugnación se nota, y corregirlo cuesta una línea.

El error frecuente, entonces, no es de contenido sino de memoria institucional: los pliegos se redactan copiando el anterior, y el anterior citaba los acuerdos de 2001, 2002, 2014, 2015 y 2019. La verificación es sencilla: cada referencia a un acuerdo del AGN anterior a 2024 debe contrastarse con la tabla de derogatorias del Acuerdo 001 y reemplazarse por el artículo que hoy regula la materia.

Para quien implementa un sistema de gestión documental, el Acuerdo Único tiene una ventaja: las reglas que el software debe cumplir —radicación, expediente electrónico, índice, inventario, retención— están en una sola norma con numeración estable, de modo que cada configuración de la plataforma puede remitir al artículo exacto que la justifica.