Hoja de control
También llamado: hoja de control del expediente · hojas de control
El formato que registra, en orden y a medida que se incorporan, los documentos de un expediente — cuya función cumple el índice electrónico en el expediente electrónico.
La hoja de control es el formato que se incluye en cada expediente para registrar, en el orden en que se incorporan, los documentos que lo integran: fecha del documento, tipo documental, número de folios que ocupa y, cuando aplica, observaciones. Es el instrumento que permite verificar en cualquier momento que el expediente está completo y en orden, y detectar si un documento fue retirado, agregado o reubicado.
Estuvo regulada en el artículo 12 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación, derogado, y vive hoy en el artículo 4.3.1.8 del Acuerdo 001 de 2024, el Acuerdo Único de la Función Archivística, dentro de las reglas de conformación de expedientes. En el expediente electrónico su función la cumple el índice electrónico firmado, que registra lo mismo con una garantía de integridad que el papel no puede dar.
En la práctica la hoja de control se diligencia a medida que el expediente crece, no al cerrarlo: cada documento que entra se anota con su fecha, su tipo y los folios que ocupa. Debe coincidir con la foliación del expediente y, en la transferencia, con el inventario. Cuando un expediente es híbrido —parte en papel, parte electrónico—, la hoja de control del físico y el índice del electrónico deben remitirse mutuamente para que el expediente sea uno.
El error frecuente es el mismo que el del índice electrónico: llenarla al cierre, como resumen, cuando su valor está en registrar el orden de incorporación mientras el expediente estuvo abierto. Una hoja de control reconstruida el último día demuestra qué contiene el expediente, no que nadie lo alteró. El segundo error es confundirla con el inventario: la hoja de control describe el interior de un expediente; el inventario describe el conjunto de expedientes.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, la hoja de control del expediente electrónico es un efecto del índice: cada actividad del proceso que incorpora un documento queda registrada con su fecha, su tipo documental y su posición, y el formato imprimible —para el expediente híbrido o para la transferencia— se genera a partir de ese registro en lugar de diligenciarse a mano.
Fuentes oficiales
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