Foliado electrónico
También llamado: foliación electrónica · foliado del expediente electrónico
La asociación de cada documento electrónico a un índice electrónico firmado, en un momento determinado, que garantiza su orden e integridad dentro del expediente — el equivalente del foliado físico.
El foliado electrónico es la asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un momento determinado, que garantiza la integridad, el orden y la autenticidad de ese documento dentro del expediente al que pertenece. Cumple la función que el foliado físico cumple en el expediente en papel —numerar cada folio para que nadie pueda agregar, retirar o reordenar hojas sin que se note—, pero con un mecanismo distinto: no se numera cada página, se relaciona cada documento en un índice que se firma.
La Ley 1437 de 2011 fijó el principio en su artículo 59: el foliado de los expedientes electrónicos se hace mediante índice electrónico firmado digitalmente. El Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, Acuerdo Único de la Función Archivística, lo regula como parte de la conformación del expediente electrónico.
En la práctica, un documento queda foliado electrónicamente cuando el sistema lo incorpora al expediente, le asigna su posición en el orden del índice, registra la fecha y hora de la incorporación y firma el índice actualizado. Nada de eso requiere estampar un número sobre la imagen del documento; requiere que el índice sea completo, ordenado y firmado, y que el sistema conserve cada versión firmada del índice.
El error frecuente es reproducir literalmente el foliado físico: numerar a mano las páginas de los PDF, o exigir en el pliego que el sistema «estampe el número de folio en cada página». Eso no es foliado electrónico y no aporta la garantía que la norma busca, porque un número impreso sobre una imagen se puede reproducir en cualquier otro documento. La garantía está en el índice firmado; el número visible, si se quiere, es una comodidad de lectura, no el mecanismo de integridad.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, el foliado electrónico es un efecto automático de incorporar un documento al expediente desde una actividad del proceso: la posición, la fecha, el autor y la firma del índice quedan registrados sin intervención humana, y el expediente puede demostrar su integridad en cualquier momento de su vida, no solo al cierre.
Fuentes oficiales
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