Tabla de Valoración Documental (TVD)
También llamado: TVD · tablas de valoración documental
El instrumento que asigna tiempo de permanencia y disposición final a los asuntos o series de un fondo acumulado — la documentación producida antes de que la entidad tuviera tablas de retención.
La Tabla de Valoración Documental es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central y una disposición final. Se elabora para organizar y valorar los fondos acumulados: la documentación que una entidad produjo o recibió en periodos anteriores sin criterios archivísticos de organización, antes de contar con Tablas de Retención Documental, o proveniente de entidades liquidadas, fusionadas o reestructuradas.
Su regulación está hoy en el Título 5 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, junto con la de las Tablas de Retención, en el marco de la Ley 594 de 2000. Sigue la misma ruta institucional: la aprueba el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad y la convalida la instancia archivística externa que corresponda según el nivel.
En la práctica, elaborar una TVD supone primero reconstruir la historia institucional —qué dependencias existieron, con qué funciones y en qué periodos— para poder agrupar la documentación en asuntos o series con sentido, y después valorar cada agrupación para decidir si se conserva, se elimina o se selecciona una muestra. Es un trabajo de diagnóstico e inventario antes que de tecnología, y su producto alimenta el Formato Único de Inventario Documental.
El error frecuente es aplicar la TRD vigente hacia atrás, sobre documentación que se produjo bajo otra estructura y otras funciones. La TRD mira hacia adelante y gobierna la producción actual; la TVD mira hacia atrás y resuelve lo acumulado. Un pliego que exige «aplicar la TRD al fondo acumulado» pide algo que la norma no contempla, y un proveedor que lo acepta sin objetar está aceptando eliminar documentos sin la valoración que la ley exige.
En una plataforma de gestión documental, la TVD se configura como una tabla distinta de la TRD, asociada a los periodos y dependencias históricas a los que aplica, de modo que los expedientes del fondo acumulado se inventaríen, se valoren y reciban su disposición final con la misma trazabilidad —acta, responsables, evidencia— que la producción corriente.
Fuentes oficiales
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