Tabla de Control de Acceso (TCA)
También llamado: TCA · tablas de control de acceso
El instrumento que establece, por serie y subserie, los derechos y restricciones de acceso y seguridad de los documentos — y que el sistema debe hacer cumplir, no solo publicar.
La Tabla de Control de Acceso es el instrumento archivístico para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. Define, por serie y subserie documental, quién puede consultar, quién puede modificar y quién puede disponer de los documentos, y bajo qué condición legal: si la información es pública, clasificada o reservada, y con qué fundamento y por cuánto tiempo.
Es el noveno de los instrumentos archivísticos del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015. Sus categorías no las inventa la entidad: las fija la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia, cuyo principio es que toda información en poder del Estado es pública salvo las excepciones que ella misma establece — la información clasificada, cuyo acceso podría causar daño a derechos de personas naturales o jurídicas, del artículo 18, y la reservada, cuyo acceso podría dañar intereses públicos, del artículo 19—, junto con el régimen de protección de datos personales.
En la práctica la TCA se traduce en una matriz: series y subseries en las filas, roles o perfiles en las columnas, y en cada celda el derecho —consultar, crear, modificar, disponer— y la condición de acceso de la serie con su fundamento legal y su plazo. Un sistema que la implementa debe negar por defecto lo que la tabla no concede, registrar cada acceso a una serie clasificada o reservada, y levantar la restricción cuando el plazo legal de la reserva termina.
El error frecuente es publicar la tabla y no ejecutarla: una TCA aprobada en el Comité y colgada en el sitio de transparencia mientras el sistema documental concede acceso por dependencia o por cargo, sin relación con las series. El segundo error es clasificar por documento y no por serie, lo que produce excepciones inconsistentes y hace imposible demostrar ante un requerimiento por qué se negó o se concedió un acceso.
En una plataforma de gestión documental integrada a procesos, la TCA es la configuración de permisos del repositorio: la serie del expediente determina la condición de acceso, los perfiles heredan los derechos que la tabla les asigna, todo lo no concedido está negado, y cada consulta de una serie con restricción deja rastro en el registro de auditoría.
Fuentes oficiales
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