Mapa de procesos institucional
También llamado: mapa de procesos · mapas de procesos
La representación de todos los procesos de una entidad — estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación — que además es, por el Decreto 1080 de 2015, un instrumento archivístico obligatorio.
El mapa de procesos institucional es la representación del conjunto de procesos con que una entidad cumple su misión, organizados por tipo: estratégicos, que dirigen y orientan; misionales, que producen los bienes y servicios de la razón de ser; de apoyo, que proveen los recursos; y de evaluación, que verifican y mejoran. Es el primer artefacto de la gestión por procesos del MIPG — y tiene una segunda ciudadanía que casi nadie nota: el numeral 8 del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 lo lista, junto con los flujos documentales, entre los instrumentos archivísticos obligatorios, porque sin saber qué proceso produce cada documento no hay gestión documental posible.
Esa doble ciudadanía dice algo de fondo: el mapa de procesos no es un organigrama con otra forma. El organigrama describe quién depende de quién; el mapa describe qué hace la entidad, y una función puede atravesar varias dependencias. Confundirlos produce mapas que se rehacen con cada reestructuración, arrastrando consigo la clasificación documental y las caracterizaciones que cuelgan de ellos.
En la práctica, el valor del mapa está en lo que cuelga de él: cada proceso del mapa con su caracterización, sus riesgos, sus indicadores, sus series documentales y sus sistemas. Un mapa así es la tabla de contenido de la entidad — el punto de entrada por el que un auditor, un directivo nuevo o un rediseño encuentran todo lo demás.
El error frecuente es el mapa póster: la lámina aprobada que cuelga en la intranet mientras los procesos reales viven en la costumbre de cada dependencia. Se nota en una pregunta: ¿cuántos de los procesos del mapa tienen su operación soportada tal como el mapa la describe? Cuando la respuesta honesta es «los del papel», el mapa documenta una entidad imaginaria.
La alternativa existe y está documentada en este sitio: una entidad pública completa —dieciocho procesos y cincuenta y tres subprocesos— operando sobre la plataforma que ejecuta su mapa, con los indicadores calculados desde la operación. Ahí el mapa no describe la entidad: es la entidad, navegable.
Fuentes oficiales
En este sitio: Arquitectura Ejecutable →