Si usted redacta o revisa pliegos de gestión documental en Colombia, es casi seguro que el último que pasó por sus manos exigía «cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001». Y es casi seguro que nadie objetó. El problema es que ese acuerdo está derogado desde 2024, junto con otros cuatro que los documentos técnicos del país siguen citando con la naturalidad de lo que siempre ha estado ahí.
No es un error de fondo: las reglas sobrevivieron. Es un error de cita, y en un proceso de contratación los errores de cita son los que se ven — en una observación al pliego, en una impugnación, en el informe de un ente de control. Este artículo dice qué cambió, dónde vive hoy cada regla y cómo se verifica una referencia antes de firmar.
Qué es el Acuerdo Único
El Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación —el Acuerdo Único de la Función Archivística— compiló, actualizó y reorganizó en un solo cuerpo normativo la reglamentación que el AGN había expedido durante más de veinte años en acuerdos separados, en desarrollo de la Ley 594 de 2000. Desde su vigencia es la referencia reglamentaria de la gestión documental pública, con una numeración de títulos y artículos que permite citar cada regla con precisión.
Su consecuencia práctica para quien escribe pliegos está en sus derogatorias.
Los cinco acuerdos que ya no se citan
Según las fichas normativas del propio AGN, estos son los acuerdos derogados que con más frecuencia siguen apareciendo en pliegos, manuales y procedimientos, y el lugar del Acuerdo 001 de 2024 donde vive ahora cada materia:
| Acuerdo derogado | Lo que regulaba | Dónde vive ahora |
|---|---|---|
| Acuerdo 060 de 2001 | Radicación de comunicaciones oficiales, ventanilla única | Acuerdo 001 de 2024, artículos 4.2.2 y 4.2.3 |
| Acuerdo 042 de 2002 | Formato Único de Inventario Documental | Acuerdo 001 de 2024, artículo 1.3.2 y Anexo 3 |
| Acuerdo 002 de 2014 | Expediente y hoja de control | Acuerdo 001 de 2024, artículo 4.3.1.8 |
| Acuerdo 003 de 2015 | Gestión de documentos electrónicos | Acuerdo 001 de 2024, artículo 1.3.4 |
| Acuerdo 004 de 2019 | TRD, TVD y el Registro Único de Series Documentales | Acuerdo 001 de 2024, Título 5 |
Lo que hay que retener de la tabla es la columna de la derecha. La regla de que la numeración de radicación se reinicia en uno cada primero de enero, y de que no puede haber números reservados, repetidos, enmendados, corregidos ni tachados, sigue vigente palabra por palabra — pero ya no está en el 060 de 2001. Está en el artículo 4.2.3 del Acuerdo 001 de 2024, y así es como debe exigirse.
Por qué importa si el contenido es el mismo
Tres razones, en orden de costo.
La primera es jurídica. Un pliego que exige el cumplimiento de una norma derogada exige algo que no existe. En la mayoría de los casos el proponente entiende lo que se quiso decir y nadie lo discute; pero basta un proponente que sí lo discuta —«la entidad exige el cumplimiento de un acuerdo derogado; solicitamos aclarar cuál es el requisito»— para que la entidad tenga que expedir una adenda que pudo evitarse.
La segunda es de evaluación. Si el pliego cita el Acuerdo 004 de 2019 para las TRD, ¿contra qué versión de las reglas se evalúa la oferta? Las reglas de aprobación, convalidación e inscripción de las tablas están hoy en el Título 5 del Acuerdo 001 de 2024, y un evaluador que quiera hacer bien su trabajo tiene que decidir por su cuenta a cuál norma atenerse. Esa decisión no debería ser suya.
La tercera es de credibilidad institucional. Un pliego es un documento público que dice cuánto sabe la entidad de lo que está comprando. Citar norma derogada no descalifica la compra, pero sí la cuenta.
Cómo se verifica una referencia en un minuto
El procedimiento es corto. Cada vez que un pliego, un anexo técnico o un manual mencione un acuerdo del Archivo General de la Nación anterior a 2024, contrástelo con la tabla de derogatorias del Acuerdo 001 de 2024, publicada en la ficha normativa del AGN. Si está derogado, reemplace la cita por el título o artículo del Acuerdo Único que hoy regula la materia — la tabla de arriba cubre los cinco casos más frecuentes. Y si el documento que está revisando fue redactado copiando el anterior, revise también las citas que no son del AGN: es la misma memoria institucional la que las produjo.
Dos hallazgos del mismo tipo, fuera de lo archivístico
El fenómeno no es exclusivo de la gestión documental. Al verificar el vocabulario normativo que usan los pliegos de tecnología en el sector público aparecen otros dos casos con la misma lógica:
- El Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información de MinTIC se actualizó con la Resolución 2277 de 2025, que actualizó el Anexo 1 de la Resolución 500 de 2021, lo alineó con la norma ISO/IEC 27001 en su versión de 2022 y derogó más de diez documentos técnicos anteriores. La mayoría de las referencias públicas sigue citando el anexo anterior y las guías derogadas como si estuvieran vigentes.
- La Política de Gobierno Digital ya no es el Decreto 1008 de 2018 sino el Decreto 767 de 2022, que lo subrogó.
En los tres casos la regla de higiene es la misma: la norma se cita con su número, su año, su entidad emisora y su artículo, y se contrasta contra la fuente oficial antes de publicar el pliego.
Lo que esto significa para el sistema que se contrata
Para quien implementa o evalúa un sistema de gestión documental, el Acuerdo Único tiene una ventaja que conviene aprovechar: las reglas que el software debe cumplir —radicación, expediente electrónico con su índice, inventario, retención y disposición final— están en una sola norma con numeración estable. Eso permite algo que antes era engorroso: que cada configuración de la plataforma remita al artículo exacto que la justifica, y que la verificación de conformidad sea una consulta y no una interpretación.
Así está construida la gestión documental integrada a procesos de Dexon BPM: la serie es un atributo del expediente, la retención es un reloj que el sistema lleva sobre la TRD, el consecutivo de radicación lo asigna el motor sin huecos ni ediciones, y el índice del expediente se firma con cada incorporación. El glosario del sector público de este sitio define, término por término y con su ancla normativa, el vocabulario con que un pliego documental debería escribirse hoy.
Si va a estructurar un pliego
Este artículo es una pieza de algo más grande: la guía para pliegos de software público reúne la norma vigente de cada capacidad —gestión documental, PQRSD, gobierno digital, mesa de servicio—, los requisitos funcionales que se derivan de ella, los términos del glosario del sector público con su fuente oficial, y una lista de verificación de veintitrés puntos para revisar un pliego antes de publicarlo. Sin registro y sin formulario: ábrala, imprímala o reenvíela.