Racionalización de trámites
También llamado: racionalización de trámites y procedimientos · simplificación de trámites
La política transversal y permanente de simplificar, estandarizar, eliminar y automatizar los trámites del Estado — Ley 2052 de 2020, con el SUIT como registro de sus resultados.
La racionalización de trámites es la política que ordena a las entidades públicas simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar sus trámites y procedimientos administrativos, para facilitar el acceso de las personas a sus derechos, reducir costos de cumplimiento y combatir la corrupción que prospera en la tramitología. La inauguró la Ley 962 de 2005 y la convirtió en política transversal y permanente la Ley 2052 de 2020, cuyo objeto es precisamente establecer disposiciones aplicables a toda la Rama Ejecutiva, nacional y territorial, y a los particulares que cumplen funciones públicas.
La palabra «racionalizar» agrupa operaciones distintas que conviene separar al planear: eliminar el trámite o el requisito que no tiene fundamento; simplificarlo reduciendo pasos, documentos o interacciones; estandarizarlo cuando el mismo trámite existe en muchas entidades con variantes injustificadas; y automatizarlo o digitalizarlo, que es la operación que la Ley 2052 ordena expresamente en sus artículos 5 y 6. Cada resultado se refleja en el SUIT, que el artículo 19 de la misma ley ordena fortalecer para cuantificar los costos administrativos y los ahorros generados a los usuarios.
En la práctica, racionalizar un trámite es un rediseño con evidencia: partir del inventario oficial del trámite, medir cuánto cuesta hoy —en pasos, en días, en documentos exigidos—, decidir qué se elimina y qué se automatiza, y volver a medir. Sin la medición de entrada y de salida, la racionalización es una declaración; la ley la quiere cuantificada.
El error frecuente es racionalizar el papel y no el sistema: el procedimiento rediseñado convive con un aplicativo que sigue exigiendo el requisito eliminado, porque cambiar el formulario «es otro proyecto». La mejora que no llega a la configuración del sistema no existe para el ciudadano — y la brecha entre lo declarado en el SUIT y lo que la operación exige es un hallazgo típico de auditoría.
En una plataforma de procesos, racionalizar es reconfigurar: los pasos, requisitos y documentos del trámite son configuración versionada, de modo que eliminar un requisito es un cambio con fecha y responsable, y los indicadores del proceso —duración, pasos, reprocesos— entregan la medición antes y después que la política exige.
Fuentes oficiales
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